Departamento de Justiça dos Estados Unidos atualiza seu guia para “Avaliação de Programas de Compliance Corporativo”

O Departamento de Justiça dos Estados Unidos (“DOJ”) atualizou, em 02 de março de 2023, seu guia “Evaluation of Corporate Compliance Programs” (“Avaliação de Programas de Compliance Corporativo”, em tradução livre), que estabelece as diretrizes para avaliação da efetividade de programas de compliance.

A atualização tem o objetivo de incorporar orientações em relação a duas seções do guia:

(i) O título da seção “Incentivos e Medidas Disciplinares” (“Incentives and Disciplinary Measures”) foi atualizado para “Estruturas de Compensação e Gestão de Consequências”, a fim de incluir critérios de avaliação de efetividade de medidas disciplinares e sistemas de incentivo à conformidade.

(ii) A seção sobre “Investigação de Desvios de Conduta” (“Investigation of Misconduct”) passa a incluir orientações sobre a independência e autonomia dos funcionários responsáveis por investigações internas, bem como sobre políticas acerca de dispositivos pessoais e plataformas de comunicação.

A seção ora denominada “Estruturas de Compensação e Gestão de Consequências” reforça a necessidade de as empresas demonstrarem os incentivos existentes para agir em conformidade, além de procedimentos de gestão de consequências para casos de não conformidade. Além disso, ressalta-se que as empresas devem ter meios para monitorar a efetividade e consistência de investigações internas e medidas disciplinares aplicadas.

O DOJ reforça a importância de se estabelecer estruturas de compensação que imponham sanções por não conformidade e premiem a conduta em conformidade, tal como condicionar o recebimento de remuneração/bonificação ao devido cumprimento das políticas e valores da empresa. Nesse sentido, o DOJ irá verificar se as estruturas de compensação e gestão de consequências implementadas são indicativos de uma cultura de compliance positiva.

Quanto às alterações na seção “Investigação de Desvios de Conduta” sobre políticas e procedimentos para investigações internas, o DOJ dispõe que os funcionários responsáveis pelas investigações e aplicação de medidas disciplinares devem ter independência e autonomia. Para tanto, o guia do DOJ dispõe que a compensação para esses funcionários, incluindo bônus e promoções, deve ser estruturada de forma a garantir a aplicação das políticas e os valores éticos da empresa.

Além disso, o DOJ incluiu a necessidade de estabelecer políticas e procedimentos acerca do uso de dispositivos pessoais e plataformas de comunicação/mensagens no contexto dos mecanismos internos para identificação, reporte, investigação e mitigação de potenciais irregularidades e violações. Segundo o DOJ, tais políticas devem ser personalizadas de acordo com os riscos e necessidades comerciais da empresa, bem como devem garantir que todos os dados eletrônicos e comunicações para fins corporativos sejam acessíveis, gerenciados e preservados pela empresa.

A avaliação do DOJ envolverá a verificação da devida divulgação das políticas, bem como a análise da aplicação das políticas de forma regular e consistente.

Com a publicação do guia atualizado, o DOJ estabelece padrões que as empresas devem levar em consideração ao implementar e avaliar a eficácia dos seus programas de compliance, e que também devem servir de orientação para as autoridades brasileiras avaliarem a efetividade dos programas de integridade.

A equipe de Compliance e Investigações do Demarest está à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos que se façam necessários sobre o tema.